신입 직원이 자주 하는 다섯 가지 실수

안녕하세요. 밤샘입니다.

 

실수는 누구나 할 수 있어요.

실수를 인정한 후에

상사에게 보고하여 수습하고

다시는 반복하지 않도록

주의하는 것이 더 중요합니다.

 

 

 

  1. 질문 실수  

신입 직원은 모르는 것을 아는 척하면 안 되고 혼자 해결하려고 하면 안 돼요. 문제 상황에 대한 경험이 부족하니 상사와 동료의 도움을 받으세요. 모르는 건 부끄러운 게 아닙니다. 배우면 되는 거예요. 

 

그러려면 질문을 잘해야 합니다. 질문을 잘 하려면 상사의 지시 사항을 제대로 잘 들어야 해요. 만약 이해가 되지 않거나 자신이 해야할 일이 뭔지 모르겠다면, 상사에게 질문해서 확인하는 것이 좋습니다. 

 

질문을 잘하면 자신이 하고 있는 일이 무엇인지 일의 진행 과정이 어떤지 자연스럽게 상사에게 알릴 수 있어요.  일의 방향이 잘못되었거나 우선순위를 잘못 파악했다면 바로잡기도 수월하고요.

 

다만, 너무 자주 질문하지 말고 질문을 잘 정리해서 한 번에 하는 것이 좋아요. 다들 본인의 업무로 바쁘니까 서로의 시간을 존중해 주면 좋겠죠? 

 

 

  2. 직위/성명/호칭 실수  

신입 직원은 조직도를 파악하여 부서별 관계를 파악하고 구성원의 직위, 성명, 얼굴 등을 익히는 게 중요해요. 호칭을 어려워 하는 분들도 많은데 그땐 기존 직원들이 서로 어떻게 부르는지 살펴보는 것도 하나의 방법입니다. 

 

참고로, 직급-직위-직책은 조금씩 차이가 있어요. 직급은 직무의 등급으로 일의 난이도 등에 따라 구분하는 것을 의미합니다. 인사 관리할 때 기준으로 삼는 것이 직급이에요. 직위는 직무의 위치로 조직의 서열이라고 할 수 있어요. 직책은 직무의 책임에 따른 구분으로 직위와 비슷하게 쓰입니다. 

 

특히, 많은 사람에게 공유되는 회의나 행사의 경우, 직위나 성명이 제대로 기재되었는지 꼭 확인하세요.

 

 

  3. 전화/메일 실수  

업무 전화를 받을 때 처음에 어떻게 말해야 할까요? 설마 "여보세요?"를 떠올린 분은 없겠죠?

 

전화를 받으면 자신의 소속과 이름을 밝히고 전화 건 사람이 누구인지 파악해야 합니다. 기본 예의를 지키는 것은 필수고요. 무엇보다 내용을 누락하지 않도록 메모하면서 응대하고, 통화를 마친 뒤에 내용을 정리해야 하는 것이 중요합니다. 본인의 업무라면 처리하면 되지만, 타인의 업무를 대신 받은 것이라면 잘 전달해야 하니까요.

 

전화뿐 아니라, 메일로 진행하는 업무도 중요합니다. 메일은 작성하는 것도 전송하는 것도 중요하지만, 신입 직원이 가장 많이 하는 실수는 아마 첨부파일을 누락해서 발송하는 게 아닐까 싶어요. 저는 첨부파일을 첨부해 놓고 메일을 작성하는 방법을 추천합니다. 중요한 메일이라면 발송 전에 자신에게 먼저 발송해서 검토해 보는 것도 좋아요. 

 

메일 작성 방법 등은 다음 글을 참고하세요.

이메일도 문서다 - 수신과 참조의 차이, 회신(답장)과 전달의 차이, 업무 메일 작성방법, 메일 작성팁

 

 

  4. 기록 실수  

저는 기록을 중요하게 생각합니다. 질문하기 위한 정리, 전화받을 때 하는 메모, 메일 작성, ... 모두 기록이죠. 기록하는 습관을 들이면 누락이나 중복을 방지할 수 있고 자신의 업무를 파악하는 데 도움이 됩니다. 연말 평가할 때 자신이 했던 업무를 기억하지 못해서 일부만 작성하는 동료를 많이 봤어요. 일하면서 기록을 제대로 하지 않는 것은 결국 자신의 손해입니다.

 

신입 직원 때는 아무리 사소한 것이라도 기록하세요. 그렇게 기록의 습관을 들이는 겁니다.

 

 

그리고 간단한 보고나 소통은 메신저를 활용하는 경우가 많은데요. 톡방 배경을 용도에 맞게 설정하고 톡방에 글을 쓰기 전에 톡방명을 확인하도록 하세요.

 

또한, 이모티콘은 되도록 쓰지 않는 것이 좋다고 생각하지만,  쓰게 된다면 자주 쓰는 일반적인 것만 사용하는 것을 추천합니다. 어느 신입 직원이 팀 톡방에 귀여운 이모티콘을 남겼는데 구석에 작게 숫자 욕이 적혀 있었어요. 아마 이모티콘을 선택할 때는 작게 보이니 미처 확인하지 못한 실수였겠지만, 그 톡방에 있던 모든 사람이 당황했었습니다. 

 

 

  5. 실수의 반복  

가장 큰 실수입니다. 누구나 실수를 할 수 있으며, 신입 직원은 경험이 부족하기 때문에 실수가 잦을 수밖에 없습니다. 그러나 실수를 여러 번 반복한다는 것은 실수가 아닌, 실력임을 명심하세요. 

 

실수했을 때 그 실수를 인정하고 진심으로 사과하는 것, 그 실수를 반복하지 않도록 확인하는 것, 그것이 더 중요하다는 것을 잊지 않는다면 일을 잘 배울 수 있을 겁니다.

 

 

 

신입 직원이 실수했을 때

너무 다그치면

잘못되었다는 판단을 하더라도

소통하지 못하는 상황이 생길 수 있어요.

신입 직원이 실수했을 때

반성하고 문제 해결 방법을 찾을 수 있도록

서로 돕는 조직이라면

발전 가능성이 있는 곳일 거예요.

방문해주신 모든 분들, 고맙습니다.

오늘 하루도 수고 많으셨어요.