신입 직원이 알아야 할 효과적인 다섯 가지 소통(커뮤니케이션) 방법

안녕하세요. 밤샘입니다.

 

신입직원이 알아야 할

사회생활 기술 중 하나는

불필요한 오해를 줄이기 위한

효과적인 의사소통입니다.

 

 

  1. 적극적으로 경청  

 

신입직원은 동료, 상사, 임원, 고객 등의 말을 적극적으로 경청해야 합니다. 말속에 있는 메시지를 잘 이해하고 상대방이 했던 말을 반복하게 하지 않으려면, 경청은 필수예요. 경청하지 않으면 지시사항을 놓칠 수 있고 전달에 오류가 생길 수 있으니까요.  

 

상사 입장에서는 긍정적인 비언어적 요소(표정, 고개 끄덕임 등)를 사용하며 경청하는 신입 직원에게 뭐라도 하나 더 알려주고 싶습니다. 그런 직원은 질문도 잘해요. 질문을 잘하면 상세한 정보를 얻을 수 있고 올바른 방향으로 일을 진행할 수 있습니다. 

 

 

  2. 명확하고 간결한 표현  

자신의 역량을 보여주고 싶고 열정이 넘쳐서 복잡하며 길게 표현하는 신입직원의 마음은 이해합니다. 하지만, 신입직원은 상사나 임원이 바쁘다는 것을 명심해야 해요. 그래서 자신의 생각과 아이디어를 명확하고 간결하게 표현하는 연습이 필요합니다.

 

특히, 전문 용어보다는 쉬운 용어를 활용하는 것을 추천해요.

 

 

  3. 전문적인 문서 작성   

조직에서는 문서로 소통하기 때문에 문서 작성 능력이 중요합니다. 신입직원은 조직에서 사용하는 서식을 파악하고 기존 문서를 참고해서 이메일, 보고서, 회의록 등을 작성해 보세요. 서식에 맞춰서 문법에 맞게 작성해야 소통의 오류를 줄일 수 있기 때문입니다.

 

가끔 임의대로 서식을 바꾸는 신입직원이 있는데요. 물론, 신입직원이 바꾼 서식이 더 효율적일 수도 있어요. 하지만 그 서식이 만들어진 과정이 있을 텐데, 그 과정을 무시하면 안 됩니다. 수정하면 좋을 부분을 잘 기록해 놨다가 서식 변경 의견을 취합할 때 의견을 내거나, 어느 정도 경력이 쌓인 후에 변경 의견을 내는 것이 좋아요. 

 

 

 

  4. 구성원 파악  

서식 파악도 중요하지만, 조직이 어떻게 구성되어 있고, 각 구성원이 누구인지 파악하는 것도 중요해요. 부서명과 직급 종류, 성명 등을 파악해야 소통하기 용이하겠죠. 어느 신입 직원이 전화를 받더니 "누구세요?"라고 응대하길래 깜짝 놀라 대신 받았는데 다른 부서의 임원이어서 수습했던 아찔한 경험이 있네요. 

 

 

  5. 적절한 피드백  

신입직원도 누군가에게 피드백을 해야할 때가 있어요. 이때 정중하고 구체적인 방식으로 피드백할 수 있도록 합니다. 이때도 경청의 중요성이 부각돼죠. 잘 들어야 좋은 피드백을 할 수 있으니까요.

 

특히, 어느 부서에서 자료를 요청했을 때 자료만 보내면 안 됩니다. "ㅇㅇ팀 ㅇㅇㅇ입니다. 요청하신 자료 발송합니다." 정도는 써주세요. 

 

 

 

 

이 내용은

신입직원 교육 담당자가

신입직원에게 전수해야할

필수 기술이라고도 할 수 있죠.

잘 전수해야 서로 편하게

일할 수 있거든요.

 

방문해주신 모든 분들, 고맙습니다.

오늘 하루도 수고 많으셨어요.