직장생활 기본예절(에티켓, 매너): 인사의 중요성, 소통하며 인정 받는 원칙

안녕하세요. 밤샘입니다.

 

직장생활에 필요한

기본예절(에티켓, 매너)을 알아볼게요.

 

 

 

  1. 기본 중의 기본, 인사  

아무리 업무 능력이 출중하다고 해도, 인사를 제대로 하지 않는 사람이라면, 조직 내에서 인정받기 어렵습니다. 간단한 인사말과 함께 목례하면 됩니다. 인사 잘해서 손해 볼 건 없어요.

 

출/퇴근할 때

출근할 때 상사나 동료의 눈을 맞추며 "안녕하세요, 좋은 아침입니다!"라고 먼저 인사해 보세요. 쑥스럽다면 "안녕하세요"만 하는 것도 괜찮습니다. 

 

먼저 퇴근할 경우에는 "먼저 퇴근하겠습니다. 내일 뵐게요!"라고 인사를 하는 게 좋아요. 만약 자신이 조금 더 일해야 하는 상황이라면 먼저 퇴근하는 사람이 부담스럽지 않게 편안하게 인사합니다.  

 

마주쳤을 때

잘 모르는 사람이더라도 조직 내에서 마주친다면 그냥 지나치지 말고 목례하는 게 좋습니다. 중요한 거래처 대표일 수도 있고, 앞으로 협업할 일이 많은 사람일 수도 있으니까요. 

 

엘리베이터에 타고 내릴 때

자신이 엘리베이터에 먼저 타고 있다면, 사람들이 모두 타거나 내릴 때까지 '열림' 버튼을 눌러줍니다. 엘리베이터를 같이 타지 않을 경우, 문이 닫힐 때까지 배웅하는 것이 좋아요. 

 

악수할 때

인사를 먼저 하든 악수를 먼저하든, 순서가 정해져 있지는 않습니다. 다만, 악수는 상대의 눈을 피하거나 다른 곳을 보기보다는 상대의 눈을 바라보며 하고, 대부분 오른손으로 하며, 상급자(윗사람)가 하급자(아랫사람)에게 먼저 청한다는 것만 알면 됩니다. 아무리 반가워도 하급자가 상급자에게 악수를 청하는 건 예의에 어긋나요.

 

그리고 자신이 자리에 앉아 있을 때 상대가 악수를 청하면 자리에서 일어나서 악수하고, 악수한 채로 오래 대화하지 않는 게 서로에게 좋습니다. 손을 너무 꽉 잡는 것도 실례겠죠.

 

 

 

  2. 호칭  

압존법을 들어 보셨나요? 압존법(壓尊法)이란 자신에겐 상급자이지만, 듣는 사람의 직급이 더 높을 경우, 상급자의 존대를 낮추는 것입니다. 예를 들어, 자신이 대리이고 김과장의 소재를 묻는 사람이 이사라면, "김과장은 거래처와 미팅 중입니다"라고 말하는 거죠. 그러나 자신보다 상사인 과장을 과장님이라고 부르지 않았다며 훈계하는 상사가 있을 정도로 생활화된 건 아니고, 직장에서 꼭 지켜야 할 필요는 없어요. 실제로 국립국어원에서 가족이나 사제 간에 압존법을 사용하는 것이 우리나라 전통 예절이라고 답변한 사례가 있습니다. 

 

 

압존법을 차치하고라도, 조직에서 다른 사람을 부를 때 어떻게 불러야 할지 모르는 사람들이 꽤 많습니다. 타인에게 자신을 높이는 사람들도 많고요. (예: 저한테 여쭤보세요.)

 

상급자 호칭

대표자를 제외하고 '성+직급+님'(예: 김부장님, 이과장님, ...)으로 부르면 됩니다. 부서장이라면 '부서명+직급+님'(예: 기획팀장님, 교육부장님, ...)으로 불러도 괜찮아요. 조직 분위기에 따라 '이름+직급+님'으로 부르는 곳도 있어요. 

 

동급자나 하급자 호칭

'성+직급'으로 부르면 되는데, 직급이 없다면 보통 '이름+씨'로 부릅니다. 단, 자신보다 나이가 많을 경우, '이름+씨'로 부르는 건 예의에 어긋난다고 여겨질 수도 있으니, 상황에 따라 사용하세요.  

 

 

  3. 명함  

직장 생활을 하다 보면, 명함을 주고받는 일이 많습니다. 명함은 하급자나 방문자 등이 먼저 건네는 게 일반적이나 상황에 따라 적절하게 주고받으면 됩니다.

 

명함을 줄 때

명함은 자신의 소속과 이름을 밝히면서 손으로 명함 내용을 가리지 않게 명함 가장자리를 잡고 건넵니다. 이때 상대가 바르게 볼 수 있는 방향으로 정중하게 전달해요. 명함을 받고 돌리지 않도록 말이죠. 명함을 줄 사람이 다수라면, 보통 가장 직급이 높은 사람에게만 전달하거나 직급 순으로 전달하는데, 자신과 직접 소통할 대상과만 교환하기도 해요. 

 

명함을 받을 때

간단히 목례하면서 두 손으로 명함을 받습니다. 이때 받은 명함을 바로 넣지 않고 명함을 보면서 상대의 소개를 듣는 것이 좋습니다. 특히, 회의 자리라면 테이블에 명함을 두고 회의에 참여하도록 해요. 

 

 

  4. 전화  

직장에서 전화는 상사나 동료 뿐 아니라, 거래처나 고객 등과도 소통하는 중요 수단입니다. 실시간 대화이기 때문에 통화 내용을 메모하고 통화 종료 전에 내용을 확인하는 것이 좋아요. 또한, 일정과 관련된 내용이 있을 수 있으므로 가까운 곳에 달력을 두도록 하세요. 

 

전화받을 때

전화벨이 두세 번 울린 후에 받고, 자신의 소속(부서명, 직급 등)과 이름을 밝힙니다. 특히, '여보세요', '네' 등으로 받지 않도록 주의하세요. 또한, 통화 내용에 대해 잘 모를 경우, 임의로 결정하지 않고 상사나 담당자에게 물어봅니다. 이때 발신자에게 먼저 양해를 구해야 해요.

 

통화하다가 다른 사람에게 연결해야 할 경우에는 "만약 끊어진다면, 내선 000으로 전화하시면 됩니다"라고 안내하면 좋아요. 수신자(연결할 대상)가 부재중이라면, "대신 받았습니다"라고 하며 전화를 당겨 받고, 메모(발신자의 소속, 이름, 용건 등)를 남기길 원하는지 수신자가 전화하길 바라는지 물어본 후, 발신자가 원하는 대로 해주면 됩니다. 

 

전화 걸 때

전화 걸기 전에 통화할 내용을 미리 정리해 놓습니다. 전화 연결 후에는 인사 후 자신의 소속(부서명, 직급 등)과 이름을 밝히며, 통화할 대상임을 확인(대상이 아니라면 연결 부탁)하고 전화를 건 이유를 말합니다. 통화를 종료할 때는 정중하게 인사하고 상대방이 먼저 끊은 후에 끊는 것이 좋습니다. 

 

 

  5. 메일  

메일은 전화만큼 많이 이용하는 소통 수단입니다. 직장에서의 업무는 문서로 시작해서 문서로 끝난다고 할 정도로 문서를 주고 받는 일이 많은데 그때 메일을 활용하는 게 효과적이기 때문이죠. 참고로 기록을 남기기 위해서는 전화의 녹음 기능이나 메신저 등을 활용하는 것도 좋습니다. 

 

메일의 제목은 본문을 유추할 수 있도록 함축하여 작성하고, 본문은 두괄식으로 핵심을 나열하도록 합니다. 특히, 무분별하게 참조하거나 첨부파일을 누락하지 않도록 주의하세요. 중요한 메일이라면 다른 곳에 내용을 작성한 후, 오탈자 등을 검토하는 것도 좋아요. 

 

※메일 작성 방법 등에 대해서는 [이메일도 문서다] 글을 참고하세요.  

 

 

 

 

직장생활 예절은

조직 특징이나 분위기에 따라 다릅니다.

입사한 지 얼마 되지 않았다면

다른 사람들이 어떻게 말하고 행동하는지

관찰해 보세요.

방문해주신 모든 분들, 고맙습니다.

오늘 하루도 수고 많으셨어요.