문서 관리의 핵심: 파일명 및 폴더명 만드는 방법, 파일 및 폴더 정리, 효율적인 문서 활용을 위한 폴더 구조화

안녕하세요. 밤샘입니다.

 

직장에는 반복 업무가 많습니다.

평소에 반복 업무를 잘 정리하면 시간을 절약할 수 있죠.

절약해서 생긴 빈 시간을 더 중요한 일에 쓰면

업무의 효율성과 생산성을 높일 수 있어요.

종이 문서도 중요하지만,

업무 컴퓨터의 '파일 및 폴더'부터 알아보겠습니다.

 

 

 

  [파일 생성] 파일명은 단순하게  

문서는 작성하는 것도 중요하지만, 해당 문서가 필요할 때 찾아서 활용하기 쉽도록 관리하는 것도 중요합니다. 그러기 위해서는 문서가 들어 있는 파일 이름을 잘 지어야 하죠. 아무리 잘 작성한 문서라도 해당 파일을 찾지 못해서 활용할 수 없다면, 아무 소용없으니까요. 

 

특히, 협업할 때는 누군가가 처음 지은 파일명을 임의로 수정하지 않도록 합니다. 파일명이 달라지면 다른 파일로 여겨질 수 있기 때문인데요. 만약 파일에 내용을 추가하여 회신해달라는 요청을 받는다면, 파일명을 수정하지 말고 뒤에 팀명이나 작성자명, 작성일 등을 추가해서 회신합니다. 그래야 파일을 취합하는 직원이 편해요. 수신자를 고려하는 거죠. 본인이 취합 업무를 해보면 무슨 말인지 아실 겁니다.

 

일단, 파일명 처음에는 날짜를, 중간에는 문서 제목을, 마지막에는 작성 버전을 넣어 보세요. 원하는 파일을 찾기 쉬워서 효율적인 업무 수행이 가능합니다. 날짜를 꼭 먼저 써야한다고 정해진 것은 아니에요. 전체 파일의 공통된 기준을 정하여 정렬하는 것이 중요합니다.

 

날짜를 먼저 쓰면 수정 보완 과정을 한눈에 파악할 수 있고, 주제(프로젝트명)를 먼저 쓰면 관련 업무를 확인할 때 유용하죠. 각각 장단점이 있으니, 개인 취향이나 상황에 따라 적절하게 사용하면 됩니다.

 

  ① 작성일  

파일명 처음에 '작성일'을 쓰면, 작성일에 따라 파일이 자동으로 정렬되기 때문에 관련 파일을 한눈에 파악하기 좋습니다. '작성일' 뿐 아니라, 문서 성격에 따라 '보고일'이나 '취합일' 등도 기록해 놓으면, 모든 문서를 열지 않고 원하는 문서만 열  수 있어요. 단, 작성일이 아닌 다른 날짜는 주제를 작성한 후에 삽입하여 작성일과 구분되도록 합니다.

 

또한, 원자료(row data)를 다운로드 받거나 취합했다면, 자료 생성일(다운로드한 시기)을 삽입하는 것을 추천합니다. 연구 목적이 아닌 일반 문서를 작성할 때는 최신 자료를 활용하는 것이 효율적이기 (미래예측, 의사결정 등에 도움이 되기) 때문에, 사용하지 않은 오래된 자료는 주기적으로 삭제하는 것이 좋아요.

 

  ② 주제  

파일명은 문서 내용을 유추할 수 있도록 단순하게 짓습니다. 대부분 문서 주제를 함축하여 제목으로 작성하므로 문서 제목을 파일명으로 활용하는 것이 가장 좋아요. 

 

주의할 점은, 띄어 써야할 자리에 '언더 바(_)'를 넣는 것입니다. 파일명에 공백이 들어가면, 다른 사람에게 해당 파일을 보냈을 때 파일명이 깨지거나, 파일 자체에 오류가 생기는 경우도 있거든요.

 

참고로 맥을 쓰는 사람이 윈도우를 쓰는 사람에게 메일을 발송할 경우, 자음 모음이 분리된 파일명으로 보내지는 경우도 있습니다.

 

  ③ 작성 버전과 특이 사항  

문서는 한 번 작성해서 완성하는 게 아니라, 완성도를 높이면서 수정 보완 과정을 거쳐요. 그래서 최종 결재권자(의사결정자)의 결재를 받기 전까지는 웬만하면 파일명에 '최종'이나 '완료'를 적지 않는 것이 좋습니다.

 

중간 관리자의 피드백을 받아 수정할 때마다 '최최종', '진짜최종', '정말끝', 'final', '마지막' 등을 넣게 되니까, 최종 결재를 받은 후, '완료'를 작성하여 깔끔하게 마무리하도록 합니다.

 

 

 

 [폴더 생성] 중복/누락 없이, 직관적/체계적으로  

파일이 여기저기 들어가 있다면, 아무리 파일명을 잘 지어도 필요할 때 찾기 어렵습니다. 물론, 검색 기능을 활용할 수 있지만, 그보다는 직관적이고 체계적으로 폴더를 구조화하여, 각 폴더에 공통점이 있는 파일을 넣으면 필요할 때 찾기 쉬워요. 

 

주의할 점은, 특정 폴더에 있는 파일을 참조하여 어느 문서를 작성했다면, 참조한 파일은 해당 폴더에 꼭 있어야 한다는 것입니다. 해당 파일이 다른 폴더로 이동했거나 파일이 있는 폴더의 이름이 변경되었다면 에러가 발생해요. 그래서 폴더를 이동하거나 삭제할 때 참조한 파일이 있는지 확인해야 합니다.

 

자주 활용하는(주 업무 관련 파일이 들어 있는) 폴더는 여러 폴더 중 상단에 배치합니다. 반대로 자주 활용하지 않는(주 업무가 아닌) 폴더는 하단에 배치해요.

 

주 업무가 변경되거나, 업무의 경중 변화에 따라 폴더 위치는 변경할 수 있으며, 폴더는 기본적으로 대분류 > 중분류 > 소분류 순으로 구조화하여 분류 체계를 세웁니다.

 

 

  ① 폴더 정렬  

폴더명은 숫자로 시작하여 정렬하는 것이 좋습니다. 숫자의 자리수까지 맞추면 더 정리되어 보이죠. 예를 들어 1~10까지의 숫자를 사용하는 것보다, 01~10의 숫자를 사용하여 정렬하는 겁니다.

 

문자를 사용해도 되지만, 문자(한글, 알파벳 등)는 제한된 개수를 가지고 있어서 제한 없이 쓸 수 있는 숫자로 폴더명을 시작하는 것이 효율적이고 직관적입니다. 숫자가 문자보다 가독성이 더 좋기도 하고요.

 

먼저, 어떤 기준(중요성, 진행 순서, 프로젝트명, 연도 등)으로 폴더를 생성할지 정한 후, 그 기준에 맞춰 폴더명 앞에 번호를 붙여요. 최상위 폴더를 연도로 하면, 매년 반복되는 업무를 진행할 때 효과적입니다. 몇 년이 지나더라도, 담당자가 바뀌더라도 해당 문서를 활용하기 수월하죠.

 

또한, 폴더명에 숫자를 넣으면, 정렬 기준에 따라 폴더를 정리할 수 있어요. 예를 들어, '교육팀, 기획팀, 홍보팀, ...' 순으로 폴더를 만들었다면, ㄱㄴㄷ 순으로 정렬되겠죠. 하지만, 정렬 기준에 따라 폴더를 정리하고 싶다면, 팀명 앞에 번호를 넣으면 되는 겁니다. '1. 기획팀, 2. 홍보팀, 3. 교육팀, ...'으로요.

 

 

 

 

주기적인 반복 업무는 폴더 정리가 수월한 편입니다. 폴더명 처음에 해당 시기(연도, 분기, 월 등)를 넣어 새로운 폴더를 만들면 되거든요. 즉, 업무를 수행하는 기간별로 정리하는 겁니다. 연월일로 입력하면, 자동 정렬되기 때문에 별도로 번호를 매기지 않아도 되어서 편리해요.

 

저도 같은 커리큘럼의 강의를 진행할 경우 전체 폴더를 복사하고 나서, 앞의 연도만 변경합니다. 하위 폴더나 파일은 상황에 따라 변경하면서 사용하는 거죠.

 

  ② 임시 폴더  

반복 업무가 아닌 일회성 업무나 그동안 하지 않은 새로운 업무 등의 경우에는 임시 폴더를 만들어 우선 그곳에 정리합니다. 어느 폴더에 넣을지 잘 몰라서 바로 정리하기 어려운 파일도 해당돼요. 추후 중요한 업무가 되면 업무 폴더를 생성하여 추가하면 되는 거죠.

 

주의할 점은 새로운 파일을 만들 때마다 바탕화면에 저장해놓고 정리하지 않는 것입니다. 바탕화면의 파일이 많을수록

부팅 속도가 느려진다는 것을 잊지 마세요.  

 

또한, 필요하다고 생각해서 다운로드하여 놓은 자료는 검토 기간을 정하여 정리하는 것이 좋습니다. 사용하지 않을 자료가 자리만 차지하고 있거나, 삭제할 자료와 유용한 자료가 섞여 있으면 구분하기 어려우니까요. 검토 기간이 되면, 해당 자료의 필요 여부를 판단하여 삭제하거나 관련 폴더로 이동하도록 합니다.

 

  ③ 개인 폴더  

직장에서 컴퓨터를 사용하다 보면, 업무 외 개인 폴더도 필요합니다. 개인 일정과 관련된 문서나 연말정산 증빙 서류 등은 업무 폴더에 넣지 말고, 개인 폴더를 생성하여 그곳에 넣습니다. 그럼 인수인계할 때, 개인 폴더만 이동하면 되기 때문에 업무 진행을 깔끔하게 할 수 있어요.

 

단, 개인 폴더는 폴더 맨 위나 맨 아래에 배치하여 업무 폴더와 구분하도록 합니다. 암호를 걸어놓는 것도 좋아요.

 

 

기준을 잘 정해 놓으면

파일과 폴더 관리하는 것이 수월할 거예요.

 

방문해주신 모든 분들, 고맙습니다.

오늘 하루도 수고 많으셨어요.