직장에서 문해력이 부족할 때 발생하는 문제 세 가지와 문해력을 향상할 수 있는 방법 세 가지 - 업무 효율성 향상

안녕하세요. 밤샘입니다.

 

 

 

 

| 직장에서의 문해력이 중요한 이유  

 

업무를 하다 보면 "이거 무슨 말이지?" 하고 다시 읽어야 하는 이메일이나 문서를 접하는 경우가 많습니다. 또는 회의 내용을 쉽게 이해하지 못해 다시 물어보는 순간도 있죠. 이는 직장에서의 문해력 부족에서 비롯된 현상일 가능성이 커요.

문해력은 단순히 글을 읽는 능력이 아니라, 읽은 내용을 이해하고 활용하며 논리적으로 표현하는 능력까지 포함합니다. 이 능력이 부족하면, 소통 오류에서부터 업무의 효율성 저하, 더 나아가 조직의 생산성 감소로까지 이어질 수 있죠. 

 

본글에서는 직장에서 문해력이 부족하면 발생하는 문제를 먼저 살펴보고, 문해력을 향상할 수 있는 방법을 알아보도록 하겠습니다.

 

 

 

| 직장에서 문해력이 부족하면 발생할 수 있는 문제  

 

① 이메일을 비롯한 문서 작성의 어려움 발생

업무에서 문서 작성은 필수입니다. 하지만 문해력이 부족하면 핵심을 짚어 간결하게 정리하는 능력이 떨어지고, 불필요한 내용이 많아지는 경향이 있어요. 즉, 문서에서 요점이 드러나지 않는 거죠. 짧고 명확한 문장이 더 효과적인 이유는 상대가 빠르게 이해하고 실행할 수 있기 때문입니다. 

 

"이 프로젝트는 매우 중요한데,

우리가 여러 방면에서 고려해야 할 요소들이 많기 때문에

추가 논의가 필요할 것 같습니다."

 

 

위 내용은 한 문장입니다. 다음과 같이 단문으로 수정해 볼게요.

 

"이 프로젝트는 중요합니다.

핵심 요소를 고려한 후 추가 논의가 필요합니다."

 

 

'여러 방면에서' 등의 불필요한 내용과 '~할 것 같습니다'처럼 불명확한 내용을 삭제하고 두 문장으로 나눴어요. 어떠세요? 차이가 느껴지나요?

 

 

 

② 중요한 정보를 놓치는 문제 발생

업무 관련 문서를 읽으면서도 중요한 내용을 정확히 파악하지 못하는 경우가 많습니다. 예를 들어, 다른 팀에서 "5월 15일까지 서류 회신"이라는 요청 메일을 받았다고 합시다. 이를 "5월 중순쯤"으로 받아들이고 별도의 메모를 남겨 놓지 않는다면, 기한을 넘겨 버릴 수 있어요.

 

문해력이 부족하면 실수가 잦아질 수 있습니다. 한두 번은 실수일 수 있겠지만, 실수가 반복되는 건 실력인 거예요. 보완을 전혀 하지 않은 것이니까요.

 

③ 원활하지 않은 소통 문제 발생

직장에서의 문해력은 문서를 읽고 쓰는 데서 끝나지 않습니다. 말로 표현하여 전달하면서 소통해야 하는 능력도 필요한 거죠. 회의에서 핵심 내용을 이해하지 못해 불필요한 질문을 반복하거나, 동료나 고객과 대화할 때 요점을 정확히 전달하지 못하는 등의 문제가 발생합니다.

 

결국, 문해력이 부족하면 오해가 발생하고, 그 오해를 해결하기 위해 불필요한 커뮤니케이션 비용이 증가하는 거예요.

 

 

 

| 직장에서의 문해력 향상 방법  

 

① 내용 요약 및 정리

바쁘다는 핑계로, 당장 해결해야 하는 업무가 있다는 핑계로, 문서를 대충 읽고 넘기면 안 됩니다. 핵심 내용을 요약하는 습관을 들여 보세요. 이메일을 읽은 후 중요한 내용을 1~2줄로 요약하거나 회의록을 읽고 주요 결정 사항을 요약해 보는 거예요. 해당 메일을 받지 않았거나 회의에 참석하지 않은 사람에게 전달할 내용을 정리한다고 생각하면 좋아요.  이 습관은 문해력을 기르는 데 도움이 됩니다. 

 

② 간결한 글쓰기 연습

문해력이 높아지면, 글을 쓰는 능력도 자연스럽게 좋아집니다. 중복되거나 필요 없는 내용을 삭제하면서 군더더기를 줄이고, 핵심을 담아 쓰는 연습을 해보세요. 

 

 

 

③ 다양한 글 읽으며 사고력 향상

업무와 관련된 신문 기사, 도서, 칼럼 등을 읽으며 다양한 문장을 접하면 문해력을 키울 수 있어요. 여기서 중요한 것도 요약과 정리입니다. 짧은 기사라도 읽고 핵심 내용을 요약해 보거나, 책을 읽고 중요한 부분을 정리하는 거죠. 

 

 

 

| 생성형 AI 활용  

 

과거에는 직장에서 전문 기술이 가장 중요하다고 여겨졌습니다. 하지만 이제는 문해력이 곧 경쟁력인 시대입니다. 정확한 정보를 파악하고, 논리적으로 글을 쓰며, 원활한 소통이 가능한 능력은 어떤 업무에서도 필수적인 기술이기 때문이에요.

 

요약이나 정리에 자신 없다고 처음부터 생성형 AI에게 맡기지 마세요. 그러면 편하긴 하겠지만 자신의 문해력은 키울 수 없어요. 스스로 해보고 생성형 AI에게 검토해 달라고 하세요.

 

생성형 AI에게 의존하지 말고, 생성형 AI와의 협업을 통해 문해력을 키우길 바랍니다.

 

 

 

 

 

방문해주신 모든 분들, 고맙습니다.

오늘 하루도 수고 많으셨어요.