보고 잘하는 다섯 가지 방법 - 보고 목적 및 대상 파악, 명확하고 간결한 내용 구성, 신뢰도 높은 데이터 활용, 이해하기 쉽도록 전달, 피드백 반영

안녕하세요. 밤샘입니다.

 

직장인에게 보고는 일상이죠.
보고만 잘해도
직장 생활이 훨씬 수월해집니다.
보고 잘하는 방법 다섯 가지 방법을
정리해 봤어요.
 

 
  
 

1. 보고 목적 및 대상 파악 

보고의 목적과 보고 받을 대상을 제대로 파악하여 내용을 설계하면, 보고 방향을 잘 잡을 수 있고, 전달력도 높아집니다. 전달력이 좋은 보고를 받은 경영진은 훨씬 효과적이고 합리적인 의사결정을 할 수 있죠.

일단, 보고의 목적(정보 전달, 의사결정에 도움, 문제 해결을 위한 대안 제시 등)을 명확히 합니다. 그 후에 보고 받을 대상이 누구인지에 따라 보고 내용을 다르게 구성해야 해요. 바쁜 상사에게는 요약해서 결론 중심으로 보고하고, 동료와는 세부 내용 중심으로 구성하여 공유합니다. 외부에 배포해야 하는 내용이라면 전문 용어를 일반 용어로 줄일 필요도 있어요.

즉, 대상의 지식수준과 이해도, 관심 분야 등을 파악하여, 정보의 필요 여부를 판단해서 불필요한 정보는 빼고, 필요한 정보는 추가하는 것이 중요한 겁니다.

 

 
 

2. 명확하고 간결한 내용 구성  

보고 대상에게 필요한 정보를 빠르고 정확하게 전달하기 위해서는 보고 내용을 간결하고 명확하게 체계적으로 구성해야 합니다. 그래야 대상의 이해도를 높일 수 있어요.

보통 3단 구조로 구성하는데, 서론에는 보고 목적과 배경 및 상황, 본론에는 주요 내용과 근거, 결론에는 요약 및 제안 등을 넣습니다. 문제 해결이 목적이라면 문제가 무엇인지로 시작해서 문제 발생 원인을 파악하고 문제 해결을 위한 대안을 제시하는 순서가 되겠죠. 문제가 세 가지라면, 대안도 세 가지를 제시하는 것을 추천합니다.

보고는 내가 얼마나 시간과 노력을 들였는지 보여주는 게 아닙니다. 대상에게 필요한 내용이어야 해요. 그래서 필요하지 않은 내용은 과감하게 삭제하고, 핵심 정보와 핵심 메시지 중심으로 구성해야 합니다. 이때 차트(그래프), 표, 도형 등을 활용하여 복잡한 정보를 단순화하여 보고 하는 것이 좋아요. 보고할 때 도식화, 시각화를 하는 것은 필수입니다. 단, 대상의 선호도를 고려하여 적절하게 넣으세요.

또한, 모든 보고는 두괄식으로 핵심 메시지를 먼저 전달하는 것을 추천해요. 자신의 시간만큼 타인의 시간도 소중하니까요. 무엇보다 집중도를 높일 수 있고요.
 
 

3. 신뢰도 높은 데이터 활용  

보고 대상이 납득할 수 있도록 신뢰도 높은 데이터를 활용하여 보고합니다. 이때 데이터를 명확하고 구체적으로 작성하고, 해당 데이터의 출처를 작성하는 것을 잊지 마세요. (출처 표기 방법 보러 가기)

데이터를 활용하여 보고할 때에는 데이터를 의미 없이 나열하면 안 됩니다. 데이터를 해석하여 의미를 전달해야 합니다. 데이터 스토리텔링이 필요한 거죠. 해당 데이터를 왜 이 부분에서 언급하는지 보고 대상이 이해할 수 있어야 합니다. 이를 위해서는 앞서 언급한 바와 같이 복잡한 데이터를 단순화하여 차트(그래프)로 시각화하는 것이 도움 돼요. 시각화한 데이터의 제목을 정할 때는 간결하고 직관적으로, 핵심 메시지를 강조하면 더 효과적이에요.

사례를 추가도 좋습니다. 단, 너무 장황하지 않게 간단한 다이어그램으로  표현하는 것을 추천해요.

 

 

4. 이해하기 쉽도록 전달  

보고 대상이 쉽게 이해할 수 있도록 복잡한 문장보다 명확하고 짧은 문장을 사용하는 것이 좋습니다. 장문보다 단문을 사용하는 거죠. 보고 대상에 따라 사용하는 용어도 달라야 합니다. 내용을 잘 아는 사람과 내용을 잘 모르는 사람에게 같은 보고를 하면 안 돼요. 대상에 알맞은 표현을 선택하여 전달해야 해요.

보고 대상의 이해도를 높이기 위해, 핵심 정보와 메시지는 강조(굵게, 색 추가, 도형 사용, 반복해서 언급 등)하고 전체 목차를 미리 제시하는 것도 좋습니다. 보고 문서를 작성했다면, 제목과 핵심이 한눈에 들어올 수 있게 각 요소를 배치하도록 하세요.

“그래서 요점이 뭐야?”라는 피드백을 받았다면, 보고 방법을 다시 생각해 봐야 합니다. 그래서 중요한 보고 전에는 연습(리허설)을 통해 보고의 논리적 흐름과 전달력을 점검해 봐야 해요.

 

5. 피드백 반영  

보고받는 사람의 매너는 보고 내용을 다 듣고(보고) 피드백하는 것이라고 생각해요. 보고 중에 질문이나 피드백을 받아서 보고 흐름이 끊겼던 경험이 있기 때문에 저 역시 그렇게 보고 받았습니다. 그러나 보고의 방향이 너무 잘못되었을 경우에는 흐름을 끊고 올바른 방향을 제시할 필요도 있죠.

비난을 위한 피드백이 아니라면, 도움 되지 않는 피드백은 없습니다. 타인의 관점에서 바라보면, 몰랐던 부분을  찾을 수도 있거든요. 보고 대상의 질문과 의견을 적극적으로 수집하고 피드백을 반영하여 지속적으로 개선(데이터 추가 및 오류 수정, 시각화 보완 등), 보고 내용은 더욱 알차게 발전할 수 있을 겁니다. 보고의 완성도가 높아지는 거죠. 완성도를 높여 보고한 내용이 의사결정에 도움이 된다면, 무척 뿌듯할 거예요.

참고로, 피드백 후에 다시 보고할 때, “이전에 말씀하신 내용을 보완했습니다”라며 피드백 반영 여부를 언급하는 것도 좋습니다.

 

 
 
 

보고는 1 대 1로 할 때도 있고
1 대 다수로 할 때도 있습니다.
후자의 경우 중의 하나인
발표에 대해서도 쓸 예정이에요.
 

방문해주신 모든 분들, 고맙습니다.
오늘 하루도 수고 많으셨어요.