AI를 활용한 문서 작성 및 요약 - 업무 효율의 핵심, 문서 작성 능력 향상

안녕하세요. 밤샘입니다.

 

 

 

 

직장 생활에서 문서는 떼려야 뗄 수 없는 존재입니다. 보고서 작성, 회의록 정리, 이메일 작성 등 다양한 형태의 문서를 만들어야 하죠. 하지만 문서 작성에 많은 시간을 쏟다 보면 정작 중요한 핵심 업무에 집중하기 어려워집니다. 이럴 때 AI를 활용하면 문서 작성 시간을 획기적으로 단축하고 효율성을 높일 수 있습니다.

 

보고서 초안 작성 시간을 줄이거나, 긴 회의록을 빠르게 요약하고 싶을 때 AI를 활용해 보세요. 문서의 종류, 필요한 정보, 원하는 분량 등을 구체적으로 지시하면 더욱 효율적입니다. 파일 업로드 기능을 활용하면 더욱 편리하고요.

 

 

| AI를 활용한 문서 작성  

AI는 글쓰기를 돕습니다. 아이디어만 있다면 AI에게 초안 작성을 맡기고, 인간은 내용을 다듬고 수정하는 데 집중할 수 있어요. 구체적으로 요청할수록 완성도 높은 초안을 빠르게 얻을 수 있습니다. 또한, AI는 다양한 요구(전체적인 분위기, 어투, 태도, 방향성 등)에 맞춰 글을 작성할 수 있기 때문에, 공식적인 보고서부터 친근한 이메일까지 목적에 맞는 문서를 만들 수 있어요. 문서 작성할 때 필요한 내용, 분량, 대상, 원하는 방향 등을 명확하게 제시해 보세요.

 

예) 지난주 회의 내용을 바탕으로 다음 분기 사업 전략 보고서 초안을 3페이지 분량으로 작성해 줘. 주요 내용은 시장 분석, 경쟁사 전략, 매출 목표, 우리의 차별점, 기대 효과 등이야.

예) 다음 내용의 전문 용어를 쉽게 풀어서 작성해 줘.

 

이메일 작성 방법은 다음 글을 참고해 보세요.

이메일도 문서다 - 수신과 참조의 차이, 회신(답장)과 전달의 차이, 효과적인 메일 작성방법, 메일 작성 가이드, 숨은 참조, 첨부 파일

 

| AI를 활용한 문서 요약  

긴 회의록이나 보고서를 읽고 핵심 내용을 파악하는 데 어려움을 느낀 적이 있을 겁니다. AI로 문서를 요약해 보세요. 시간을 절약하고 핵심 내용을 빠르게 파악할 수 있어요. 텍스트를 복사하여 AI 프롬프트 창에 붙여 넣어 요약해달라고 하거나, 파일 업로드 기능을 이용하여 긴 문서를 간결하게 요약할 수 있습니다. 초안 작성할 때와 마찬가지로, 구체적인 지시를 내리면 더욱 정확하고 유용한 요약 결과를 얻을 수 있어요. 즉, 요약 목적, 원하는 핵심 정보, 요약 분량 등을 구체적으로 알려주면 AI는 더욱 효과적으로 요약할 수 있습니다. 

 

예) 첨부한 보고서를 세 문장으로 요약해 줘. 핵심 키워드를 포함해야 해.

예) 첨부된 회의록 파일을 발언자별로 요약해 줘.

 

 

| 정리

AI의 스마트한 문서 작성 및 요약 기능을 활용하여 업무 효율을 극대화하고, 핵심 업무에 집중할 수 있는 시간을 확보하는 게 중요합니다. 단, 직장 내 중요한 문서를 업로드하지 않도록 주의해야 해요. 저는 AI에 공개된 문서만 업로드하여 활용하고 있어요.

 

 

 

방문해주신 모든 분들, 고맙습니다.

오늘 하루도 수고 많으셨어요.